Digitalizarea „hartiei” (2/2)

1. Identificarea actorilor / documentelor – fie ca vorbim de contracte, adeverinte, procese verbale, etc, in general exista 2 parti – Emitentul si Semnatarul.

Chiar daca unele documente au si o a-3-a parte implicata – de exemplu documentele notariale se realizeaza intre 2 parti, notarul CONTRASEMNEAZA (certifica) veridicitate actului. Unul dintre cele mai cunoscute formate de documente digitalizate si standardizate este contractul de telefonie mobila care este scris pe multe pagini, cu litere mici, si pe care in general doar il poti semna pentru ca „asa iese din sistem”. Pana la urma, procesul de utilizare al telefoniei mobile este extrem de reglementat si standardizat, nu prea vad cum ar putea o persoana sa  schimbe fundamental Termeni si Conditii (T&C)

2. Procesul realizat in urma semnarii documentului – Desi semnarea unui document / act reprezinta in sine un proces care poate necesita sau un un 3rd party (o terta parte) care sa autentifice (notar, avocat, jurist etc) aici ne intereseaza mai mult CE ANUME va genera semnarea / „nasterea” unui document. Adica transferul de proprietate, utlizarea telefoniei mobila, emiterea unei retete medicale, accesul intr-o cladire, abonamentul la sala etc. Toate acestea sunt procese care genereaza una sau mai multe actiuni in urma semnarii / emiterii si pot avea caracter PERMANENT sau TEMPORAR, „one time” sau repetitiv
Este foarte important ca procesul realizat de catre document sa fie clar si complet descris cum ar functiona in cadrul fizic, total deconectat de tehnologie (Digital disconnected)
Dupa identificarea clara a procesului care urmeaza sa fie declansat in urma realizarii documentului si definirea rolurilor actorilor, se incepe transferul spre implementarea in tehnologie.

3. „Slice and dice” – impartirea documentului in bucati care se pot realiza independent (Slice the design) – spre exemplu un contract poate fi impartit pe sectiuni

4. Maparea informatiei fizice cu echivalentul digital (templates) – in general un document are continut text care creaza o logica a documentului din punct de vedere organizatoric / juridic / operational precum si o serie de variabile (forms) campuri in care se completeaza informatia (nume, prenume, telefon, anumiti parametrii, etc)
Mapand informatia practic se imparte un document intr-o zona FIXA (statica) si una VARIABILA (dinamica-activa)

5. Crearea unui design / plan de implementare de transformare graduala (wireframe)
Dupa maparea informatiei la nivel de informatie FIXA si VARIBILA acestea trebuie reunita (design) intr-o aplicatie Software. Indiferent ca este pe internet, cloud, instalata pe un calculator, pe telefon etc. trebuie sa existe o legatura intre zona FIXA si VARIABILA(ACTIVA) completata intr-o aplicatie SOFTWARE. Acesta este unul dintre cele mai complicate procese pentru ca depinde foarte foarte mult de componenta echipei care implementeaza, echipa care trebuie sa aiba exact accea combinatie necesara de skills intre tehnice si non-tehnic (business pur).
Daca procesul este prea tehnic, exista riscul sa nu poata fi utilizat corect de catre beneficiari, iar daca este prea simplu risca sa nu acopere cerinta sau sa apara probleme mari de integrare (API – remember last episode).
Pentru ca tot suntem in perioada in care COVID a mutat o mare parte din activitate on-line, mai ales in invatamant, am auzit de multe ori in ultima vreme, nu merge sistemul, este o eroare in platforma, etc. :). Acesta este un exemplu ca se poate mult mai bine.

6. Alegerea unui numar de pasi care sa duca la rezultat (slow pace result) – ati jucat vreodata vreun joc de echipa? Atunci cand se fac echipele in general este un conducator de joc care incearca sa-i faca pe toti cei din echipa sa lucreze impreuna, sa aiba acelasi RITM. Cam ceva de genul asta se intampla cu si digitalizarea – trebuie sa exista un numar clar de pasi care sa poata fi parcursi corect / in ritm normal. Este plin internetul de glume cu ce vrea clientul – ce intelege analistul – ce implementeaza echipa tehnica si apoi cam cum arata rezultatul :). Despre asta este vorba – etapizarea lucrului astfel incat atingerea rezultatului sa fie NATURALA – Toti cei implicati sa inteleaga DE CE? se fac niste pasi. CE ? reprezinta? si CUM anume ajungem la acel rezultat. Daca echipa are obiectivul clar si ritmul de lucru al echipei poate fi sustinut de toti membri atunci ajungerea la rezultat este de obicei indeplinita. Urmatorul pas ramane “Implementarea”

7. Implementarea utilizand tehnologia (create digital design) – despre asta s-au scris, si se vor scrie inca foarte multe carti :). Daca ai ajuns la punctul la care lumea a inteles ce se digitalizeaza, care sunt actorii, cum se desfac

documentele (procesul) in pasi, cum vor interactiona cu sistemul si s-a ales numarul de pasi aici vorbim despre ABILITATEA DE A EXECUTA un proiect.
Pentru cei care au realizat un proiect de amenajare, sau de constructii sau pur si simplu au condus o echipa stiti ca sunt anumite elemente din practica ca pot fi neprevazute si acolo conteaza cel mai mult ABILITATEA DE A EXECUTA a membrilor. Cateodata chiar si Barcelona mai are nevoie de pasele de geniu ale lui Lionel Messi, dar atunci cand nu-l ai pe “balonul de Aur” in echipa sunt importante abilitatile individuale care pot fi aliniate echipei pentru a LIVRA UN REZULTAT

8. Cuvinte cheie (keywords) – atunci cand se digitalizeaza un document / proces care se realiza pe hartie intotdeauna vor exista niste parametrii : “chei de cautare” – keywords pe care le utiliza pentru a gasi informatia din cadrul documentului. Fie ca vom cauta informatia dupa Nume, date de contact, Adresa, Tip de document, Tip de activitate pe care o rezolva, orice aplicatie software lucreaza cu acest “chei” – filtre de cautare.
Avantajele utilizarii acestor key de cautare sunt evidente, in cateva secunde poti gasi orice document din sistem fata de probabil ore sau chiar zile sa cauti informatia intr-o arhiva gigant.

9. Restrictii (acces and constrains) – Nivelul de audienta sau confidentialitatea informatiilor. Documentele, in functie de tipul lor pot contine o serie de informatii care au character de confidentialitea. Incercati sa creati un cont nou de e-mail/facebook sau orice platforma si automat veti primi un dialog prin care vi se cere sa fiti de acord cu “Termeni si conditii”.
Unele documente pot fi publice – cum de exemplu sunt legile, acestea NU contin data personale. Un contract commercial poate fi “vizibil” in interiorul unei organizatii. Datele medicale sunt “private” adica nimeni in afara de Beneficiar sau Medic(nu integral) NU poate avea acces complet la acele informatii.
In general nivelul de audienta poate fi restrictionat la nivel de ROL, utilizator sau alte structuri mai complexe de organizare. De retinut ca atunci cand se digitalizeaza un proces trebuie stabilit nu doar CINE sunt Actorii ci si care este nivelul lor de acces si interactiune cu informatia din Sistem.

10. Versionare si audit – a trebuit vreodata sa completati Formularul FXXX sau Cererea 200 sau ati completat un document dar NU era ultima versiune? In general Contractele sunt documentele care au intodeauna revizii – pentru ca sunt verificate de catre avocati / departamentele juridice ale tuturor partilor semnatare care aduc completari. Ati utilizat vreodata “Track changes”? exact despre asta este vorba – practice daca una sau mai multe persoane intervine pe document poate schimba usor sau fundamental scopul acelui document, similar cu mici obstacole care pot schimba cursul unui rau sau doar fac astfel incat sa ocoleasca anumite zone.
Auditarea documentelor face ca sa existe clar un istoric al modificarilor / cererilor de modificare pe documente pentru a fi usor identificabile diferentele.
Ce este de retinut ca intotdeauna O SINGURA VERSIUNE va fi in vigoare, daca apare o noua versiune atunci aceasta mai noua, va “suprascrie” versiunea “veche”, daca vreti un RAU nu poate sa aiba 2 cursuri in acelasi timp. Daca are 2 cursuri atunci dintr-un FIR (izvor) – vor aparea 2 documente.

11. Project management – Review & Redo –Majoritatea companiilor care dezvolta si implementeaza solutii digitalizate se bazeaza pe metodologia Agile astfel incat dupa terminarea celor 10 pasi anterior se realizeaza un review (mai nou in limba romana exista si feed-back si review J ) dupa care se continua procesul pana la definitivarea scopului acela de a digitaliza end-to-end fluxurile din companie / entitate
Despre metodologia Agile am putea sa scriem probabil ani de zile si tot n-am fi atins toate informatiile dar principial suna cam asa se defineste clar ce scopul, se imparte scopul in bucati / echipe / membri / unitati de timp mici, se realizeaza procesul de dezvoltare / implementare, se testeaza, se analizeaza rezultatul cat % este finalizat din ce si-a propus echipa. La sfarsitul unui ciclu se prezinta rezultatul beneficiarului, si in urma feed-back-ului se fac adnotari si noi informatii, se stabileste ce s-a realizat, ce mai este de modificat, care este ciclul urmator. Acest proces se repeta pana la finalizarea proiectului. Scopul principal este ca in etape mici beneficiarii sa poata primi bucati functionale pe care sa inceapa sa le utilizeze, astfel incat la final clientul sa aiba un produs functional, la care a participat si a agreat pe parcurs pasii. Prezentarea produsului prea devreme sau prea tarziu va ingreuna acceptarea lui de catre client.